Outlook - Basique

La formation vise à permettre au stagiaire de gagner en autonomie avec Microsoft Outlook afin de mieux organiser ses courriels, son agenda, ses tâches, ses contacts et ses informations de suivi. Il apprendra à : - adapter l'affichage et repérer les principaux réglages d'Outlook ; - appliquer les bonnes pratiques liées à la sécurité, à la confidentialité et à l'archivage ; - composer, envoyer, répondre, transférer, classer et rechercher des courriels ; - utiliser les destinataires, CC/CCI, pièces jointes et réponses automatiques ; - créer des dossiers, utiliser tris et filtres et automatiser une action simple avec une règle ; - créer et suivre des rendez-vous, réunions, tâches, échéances et rappels ; - créer, organiser et réutiliser des contacts et des notes ; - se préparer à l'atteinte du niveau Basique de la certification TOSA Outlook RS6958.

1. Bien démarrer et sécuriser son environnement Outlook - Adapter l'affichage et repérer le ruban, la barre Accès rapide, le volet de navigation et les principaux modules - Personnaliser simplement une vue - Repérer les réglages essentiels du compte - Appliquer les bonnes pratiques de sécurité, confidentialité et gestion des courriers indésirables - Comprendre l'impact de la taille de la boîte aux lettres - Nettoyer les éléments inutiles et repérer les fonctions d'archivage 2. Gérer ses courriels et garder une boîte de réception claire - Créer, répondre et transférer un message - Utiliser destinataires, CC/CCI, objet et pièces jointes - Mettre en forme un courriel et vérifier l'orthographe - Utiliser une réponse automatique d'absence - Créer des dossiers, déplacer et classer les messages - Utiliser la recherche, le tri et les filtres simples 3. Automatiser les actions répétitives - Créer une règle simple pour classer automatiquement certains messages entrants - Repérer les courriers indésirables et appliquer les bons réflexes face aux messages suspects - Découvrir les automatismes simples permettant de réduire le temps de traitement des courriels - Créer une règle simple et vérifier son fonctionnement 4. Organiser son temps : calendrier, réunions et tâches - Créer un rendez-vous ou un événement avec objet, date, horaire, lieu et rappel - Planifier une réunion et inviter des participants - Suivre les réponses - Créer une tâche avec échéance, priorité et rappel - Consulter les tâches et mettre à jour leur état d'avancement 5. Exploiter ses contacts et notes au quotidien - Créer, modifier, classer et organiser des contacts - Créer et organiser une note simple - Réutiliser un contact pour envoyer un message ou l'inviter à un rendez-vous ou une réunion 6. Consolider les acquis et passer la certification TOSA Outlook RS6958 - S'entraîner aux QCM, activités interactives et manipulations dans Outlook - Passage du test numérique adaptatif : 20 questions, 60 minutes maximum - Objectif visé : niveau Basique, de 351 à 550 points sur 1000

Au terme du parcours, le stagiaire sera en mesure d'utiliser Outlook avec davantage d'autonomie pour structurer sa messagerie et mieux organiser son activité quotidienne. Il pourra notamment traiter et classer ses courriels, retrouver rapidement une information, créer une règle simple, organiser ses rendez-vous et réunions, suivre ses tâches et échéances et exploiter ses contacts et notes dans les différents modules d'Outlook. Il saura également repérer les principaux réglages du compte, appliquer des pratiques simples de sécurité et de confidentialité et utiliser les fonctions de nettoyage et d'archivage de la boîte aux lettres. La formation prépare à la certification « Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa) » – RS6958, avec un objectif de niveau Basique, correspondant à un score compris entre 351 et 550 points sur 1000. Le niveau effectivement atteint dépend du score obtenu lors de la certification. Le test numérique adaptatif comporte 20 questions et dure au maximum 60 minutes.